responsable RH, chargé de la conception des procédures, nul doute que vous êtes la personne la mieux placée pour décrire l’ensemble de vos tâches. Vous connaissez en effet sur le bout de vos doigts les rouages de votre métier.
Vous avez simplement besoin d’un peu d’outils et d’une méthode éprouvée pour faciliter la rédaction des procédures.

Cette méthode, c’est la démarche de rédaction qui compte trois temps. Pourquoi trois temps ? Parce que la pire chose à faire quand on vous commande un texte, c’est de commencer par écrire. Ou vous apercevez trop ou vous n’apercevez rien.

Maîtriser les rouages de la démarche de rédaction vous permettra ainsi de vous acquitter plus efficacement du mandat qui vous est confié : rédiger facilement vos procédures de travail.

En preliminaire : faire l’inventaire de ses taches :
Avant de vous attaquer au premier temps de la démarche, dressez la liste des taches réglementaires nécessaires pour la conception de la procédure
ca peut se faire individuellement mais collaborativement est toujours mieux

EXEMPLES :

L’inventaire des taches induites par une retraite avant l’âge légal

Demande de mise à la retraite

Saisine Agence wilaya CNR Pour examen dossier de retraite

Accord Agence wilaya CNR

Notification décision de mise à la retraite

Cessation de paiement

Solde de tout compte

vous Avez dressé votre liste de tâches en recourant à des verbes précis ? Chaque tâche fera l’objet
d’une procédure. Vous avez donc un aperçu de l’envergure du travail à accomplir. Quand vous
attaquerez la rédaction d’une procédure, assurez-vous de disposer du délai requis pour faire le tour
des trois temps de la démarche. Si, au contraire, vous consacrez ici et là une heure pour rédiger une
procédure, vous devrez chaque fois revenir en arrière pour ne rien oublier. Ce qui est contraire à
l’efficacité recherchée.

Temps 1: collecter l’information :
Décrire, de façon télégraphique, les principales étapes de réalisation de la tâche
Le premier temps de la démarche consiste à noter en vrac les principales étapes de réalisation de la tâche. Ce travail demande réflexion. Vous devez regarder globalement la tâche à décrire et vous demander quels sont les trois ou quatre grands moments marquants. Ces moments doivent être suffisamment englobant pour contenir une série d’actions à réaliser. N’oubliez toujours pas que votre référence est la loi de travail et vos conventions collectives ainsi que l’ensemble des instructions et note de service,

Exemple :

Tache 1 : Saisine Agence wilaya CNR Pour examen dossier de retraite
Constitution de dossier (pièces et délais)
Transmission dossier (fiche de reconstitution carrière) Imprimé normalisé
L’écrit : rédaction, signature.
Contrôle de l’opération

Temps 2: rédiger la procédure
Il existe mille et une manières de consigner de l’information sur une tâche. Certains recourent au mode linéaire et décrivent leurs tâches au fil des pages, sans mise en relief particulière. D’autres préfèrent le tableau en format paysage. L’exemple ci-annexé correspond à cette deuxième option. Ses avantages ? Le format tableau oblige le rédacteur à s’en tenir à l’essentiel. Sur le plan visuel, le lecteur repère rapidement les grandes étapes de la tâche. Enfin, le fait d’adopter un tel moule permet d’uniformiser les pratiques à l’intérieur d’une même unité administrative et facilite la mise à jour de l’information. Ajoutons que les intitulés de section peuvent être modifiés en fonction de la réalité de chaque milieu.

Ordre des Opérations	Etapes	Intervenants	Observations
1	Notification d’une mise à la retraite Trois (3) mois avant l’âge légal	Structure GRH d’appartenance Du travailleur	Adressée au travailleur avec invitation à fournir un dossier Imprimé normalisé
2	Saisine Agence wilaya CNR Pour examen dossier de retraite	Gestionnaire RH	Transmission dossier + fiche de reconstitution carrière Imprimé normalisé
3	Accord Agence wilaya CNR	Agence CNR	Notification décision mise à la retraite avec indication date d’entrée en jouissance de la pension
4	Notification décision de mise à la retraite	Gestionnaire RH la DRH	Notification cessation de la relation de travail adressée au travailleur Imprimé normalisé
5	Cessation de paiement	Gestionnaire RH	Etablissement d’une attestation de cessation de paiement destinée à l’agence CNR Imprimé normalisé
6	Solde de tout compte	Gestionnaire RH	Solde de tout compte Certificat de travail Etc …
7	FIN

- Mettre en phrases :

Avant de consigner vos données dans le tableau, prenez connaissance des conseils rédactionnels suivants. Dans le présent contexte, vous n’écrivez pas pour vous-même. Votre message a une visée pratique. Il doit informer d’autres personnes sur la façon d’accomplir telle ou telle tâche. L’efficacité de votre message- phrase repose ainsi sur la notion de lisibilité. Qu’entend-on par « lisibilité » ? Plus une phrase est facile à comprendre et à retenir, plus elle est jugée lisible. Voici quelques trucs pour améliorer la lisibilité de vos messages.

- Choisissez les bons mots:

La clarté d’un message est notamment conditionnée par le choix judicieux des mots et du niveau de langue approprié à la situation.
Il convient d’abord d’adopter le mot juste, c’est-à-dire le contraire d’un mot vague qui désigne trop de choses ou exprime une idée trop générale. Un mot juste, c’est l’antidote du cliché, du lieu commun. Chercher le mot juste, c’est cerner au plus près la réalité. Est-ce bien ce que vous voulez dire ? Vos mots rendent-ils précisément votre pensée ? Le lecteur comprendra-t-il exactement ce que vous voulez qu’il comprenne ? Solution : cultivez le doute et recourez au dictionnaire.
Un mot juste, c’est aussi le contraire d’un mot passe-partout, c’est-à-dire un mot utilisé à toutes les sauces comme les verbes être, avoir, mettre et faire. Si l’on se réfère au propos précédent sur la cooccurrence, recourir à des verbes justes permet d’abréger les phrases et de gagner en précision.
Chercher à employer les bons mots implique aussi que l’on se préoccupe de leur nature. Il convient notamment d’utiliser le verbe plutôt que le nom lorsqu’on rédige. Pivots des phrases, les verbes donnent une tournure plus concrète, plus dynamique au message
EXEMPLE :
La mise en application de cette mesure nécessite une réévaluation de certains cas.

Mettre en application cette mesure oblige à réévaluer certains cas.

Par ailleurs, il est préférable d’éliminer des messages le langage hermétique ou jargonneux, tout en respectant la bonne terminologie. Autrement dit, appeler un chat un chat. Que faire alors si cette terminologie est caractéristique d’une langue de spécialité inaccessible aux non-initiés ? Employez les termes spécialisés en donnant une brève définition ou utilisez un synonyme qui rend la même idée mais dans une forme vulgarisée. En somme, assurez-vous que le destinataire de la procédure est familier avec le vocabulaire utilisé.
EXEMPLE :

Vérifier si la prédominance du cadre bâti et du corridor routier permet une forte insertion harmonique et une forte stimulation du nouveau bâtiment dans le paysage.
Voilà un langage connu des urbanistes, mais jargonneux pour le commun des mortels.

Vérifier si le nouveau bâtiment s’intègre harmonieusement aux autres aménagements et à la route qui dominent le paysage.

- Construisez des phrases lisibles:
Toujours selon les principes de lisibilité, une phrase bien construite s’apparente à une phrase simple, courte, écrite à la voix active et dans une forme affirmative.

Une phrase simple comprend un seul verbe conjugué. Sa forme la plus élémentaire comprend, dans l’ordre, un sujet, un verbe et un complément. On peut aussi permuter ces trois éléments : complément-verbe-sujet ou complément-sujet-verbe. Privilégier les phrases simples dans un message ne signifie pas la mort des phrases complexes (plus d’un verbe conjugué). C’est plutôt une question d’équilibre. Favorisez donc l’alternance et la variation stylistique. Nul doute que votre lecteur demeurera en haleine !

La phrase idéale doit aussi être courte, c’est-à-dire ne pas excéder 17 mots, compte tenu de la capa- cité de mémorisation immédiate. Au-delà d’une vingtaine de mots en effet, la mémoire manifeste des signes de fatigue. Pour bien décoder le message, le lecteur doit revenir en arrière, ce qui constitue un irritant à la lisibilité.

Pour communiquer efficacement un message, il est aussi préférable de recourir à la voix active. Les phrases sont ainsi plus faciles à comprendre, car le sujet accomplit l’action au lieu de la subir. La voix passive présente certains inconvénients. Souvent construite avec la préposition « par », elle alourdit le style et donne souvent la priorité de l’action aux choses plutôt qu’aux personnes.

EXEMPLE :

Les corrections doivent être approuvées par le professeur.

Le professeur approuve les corrections.

Enfin, il importe d’éviter les tournures négatives lorsqu’on écrit. Celles-ci produisent un effet négatif et alourdissent aussi la phrase. Optez donc pour la forme affirmative pour éviter toute équivoque.

EXEMPLE :

N’effectuez pas la réquisition si le directeur n’a pas approuvé l’épreuve.

Effectuez la réquisition après l’approbation de l’épreuve par le directeur.

D’autres pièges syntaxiques peuvent embrouiller vos messages:

- Les écrans linguistiques:
On appelle « écrans linguistiques » les structures qui figurent entre le sujet et le verbe dans les phrases complexes. Ces structures sont parfois placées entre virgules, entre parenthèses ou entre crochets. Cette façon de faire risque d’affecter la lisibilité de la phrase. Il est donc préférable d’opter pour une construction syntaxique simple, dénuée d’écran linguistique.


EXEMPLE :

L’agent choisit, à partir du champ « code », la session suivant celle de la feuille originale.

À partir du champ « code », l’agent choisit la session suivant celle de la feuille originale.




- La boulimie verbeuse :

Pour favoriser une meilleure lisibilité, vous devez supprimer tout élément de la phrase jugé inutile à la compréhension du message. En ne conservant qu’un nombre minimal de mots, vous vous assurez de transmettre directement l’essentiel du message au lecteur. Vous donnez, par ailleurs, de la force à l’énoncé qui acquiert une densité propre à soutenir l’intérêt.

EXEMPLE :

À partir de cet ensemble de données, il est possible d’appliquer un certain nombre de règles favorisant la lisibilité, l’intérêt et la rétention du message. (25 mots)

Cet ensemble de données permet d’appliquer des règles favorisant la lisibilité, l’intérêt et la rétention du message. (17 mots)

EXEMPLES DE TOURNURES TROP LONGUES :

Il est à souligner que	Soulignons que
Une telle façon de faire	Ce procédé
Les mesures que l’on se propose de prendre	Les mesures projetées
Provoquer un accroissement du volume des dépenses de consommation	Accroître les dépenses de consommation

Enfin, pour être bien compris du destinataire, il importe de bien lier vos idées. Des mots et expressions agissent comme charnières entre les phrases et donnent de précieux indices sur les intentions de l’émetteur. Lorsque vous transmettez des consignes par exemple, vous devez recourir à la charnière qui correspond à votre intention. Souhaitez-vous comparer, introduire, mettre en évidence, émettre une réserve, indiquer une période de temps? Jetez un coup d’œil au répertoire présenté en annexe du guide. Celui-ci contient une liste assez exhaustive des mots et expressions de liaison employées selon l’une des 15 intentions qu’un émetteur peut manifester. Apprivoisez cet outil pratique !

Temps 3 : réviser la procédure
Ici, il s’agit de valider l’importance des renseignements consignés, de distinguer l’essentiel de l’accessoire. Comment y parvenir ? En vous mettant dans la peau d’une personne qui effectuerait cette tâche pour la première fois de sa vie. Posez-vous la question : cette information est-elle importante pour une personne qui ne connaît pas cette tâche ? Le mot « important » désigne ici tout élément qui a en soi de la valeur, de l’intérêt, qui peut entraîner des conséquences. Sans cette information, cette personne pourra-t-elle accomplir efficacement cette tâche ?

Une fois terminée la rédaction d’une procédure, vous devez vous assurer que tout est bien ficelé, que vous n’avez omis aucun détail important, que vous n’avez pas non plus surchargé votre description d’éléments futiles. Comment faire ? L’idéal consiste à faire lire votre procédure à une personne qui ne connaîtrait pas cette tâche, mais qui aurait les qualifications pour occuper votre poste.

Faute d’avoir ce lecteur de prédilection sous la main, laissez reposer un peu votre procédure. Un recul de 24 heures peut faire toute la différence. Puis, relisez-vous pour vérifier la pertinence de votre description en utilisant la grille suivante.

- Grille de relécture

ÉVALUER L’INFORMATION

1. L’information sélectionnée est-elle pertinente (indispensable à la compréhension du message pour le destinataire) ?
2. L’information sélectionnée est-elle suffisante pour faire passer le message ?

ÉVALUER LA STRUCTURE
3. La description des étapes de réalisation de la tâche respecte-t-elle l’ordre chronologique ?

ÉVALUER L’ÉCRITURE
4. Le vocabulaire utilisé est-il juste ?
5. Dans la majorité des phrases, le verbe a-t-il été préféré au nom ?
6. Les termes de spécialité ont-ils été définis ou vulgarisés ?
7. Les associations nom-adjectif et nom-verbe sont-elles prévisibles (cooccurrence) ?
8. La syntaxe est-elle en majorité constituée de phrases simples ?
9. Les phrases sont-elles courtes (une vingtaine de mots maximum) ?
10. La majorité des phrases sont-elles écrites à la voix active et à la forme affirmative ?
11. Les phrases sont-elles exemptes d’écrans linguistiques ?
12. Les phrases sont-elles exemptes de mots inutiles et de tournures trop longues ?

Ainsi s’achève la présentation de cette démarche en trois temps. Souhaitons que cette expérimentation vous donne des ailes pour vous attaquer maintenant à vos propres procédures. En cours de route, n’hésitez pas à recourir de nouveau à cet outil en cas de panne d’inspiration.