. Cernez les sujets de politique qui sont importants pour votre société.
Dressez, en collaboration avec les membres de votre société chargés de l'élaboration des politiques, une liste des sujets devant donner lieu à une politique, par exemple :
o les lois en vigueur
o les exigences de vos sociétés de financement
o les conventions collectives qui concernent votre société
o la mission et vision de votre société
. Posez-vous les questions suivantes à l'égard de chaque sujet de politique :
o Comment avez-vous abordé cette question dans le passé?
o Est-ce que la taille de votre effectif justifie l'élaboration d'une politique sur ce sujet?
o Êtes-vous prêts à investir le temps nécessaire à la mise à jour périodique de cette politique?
o Qu'entendez-vous accomplir en adoptant une telle politique? Quels sont les résultats escomptés?
o les valeurs de votre société (par exemple, si votre société privilégie la « famille », alors il faudra peut-être se donner des politiques favorables à la famille, par exemple, un régime de travail souple).
. Compilez de l'information.
Rassemblez de l'information sur les pratiques antérieures de votre société. Regroupez aussi, à titre de modèles, des politiques élaborées par des sociétés similaires au vôtre.
. Rédigez un projet de politique.
Rédigez un premier projet de politique en tenant compte des éléments de contenu suivants :
o Titre de la politique
o Dates d'entrée en vigueur et d'examen de la politique
o Statut d'approbation (à cette étape, il s'agit d'un « PROJET »)
o Références (dressez la liste des autres politiques et documents qui concernent la présente politique)
o Objet de la politique (l'idée à promouvoir ou le but à atteindre)
o Énoncé principal de la politique
o Définitions des concepts et termes clés de la politique
o Admissibilité ou portée (les groupes d'employés visés par la politique)
o Titres des titulaires de la société chargés de la mise en œuvre et du suivi de la politique
o Procédures - directives pour la mise en œuvre de la politique présentées sous la forme d'étapes numérotées
Afin de faciliter la tâche au lecteur, tenez compte des indications de présentation suivantes :
o Titres et numéros de section
o Numéro de page et nombre total de pages (par exemple, « page 6 de 8 »)
o Titres de haut et de bas de page
. Distribuez le projet de la politique et révisez-le.
Distribuez une copie du projet de politique à chacun des membres clés de votre société participant à l'élaboration de politiques.
Discutez et convenez des révisions à apporter au projet. Préparez-en la version finale.
. Obtenez les approbations requises pour mettre en œuvre la politique.
S'il appartient à votre conseil d'administration d'approuver la version définitive des politiques, cette étape revêt souvent la forme d'une résolution officielle consignée au procès-verbal. Cette résolution pourrait aussi préciser à quel moment le conseil d'administration souhaite réexaminer la politique.

Mettez la politique à jour en y consignant, entre autres, la date d'approbation.

Examinez la possibilité d'intégrer les stratégies suivantes dans votre plan de communication afin de faire en sorte que vos employés comprennent bien vos politiques en ressources humaines.
Guide /manuel de l'employé
- objectifs :
• Définir les attentes et les orientations de l'entreprise
• Donner de l'information à tous les employés
• Préciser les règles de fonctionnement de l'entreprise
• Favoriser l'engagement des employés.
Dans le guide de l'employé sont décrites les politiques et procédures d’une société. Il peut s'agir d'un document rédigé en termes plus simples où on ne fait état que des éléments clés de chaque politique. On peut aussi y porter de l'information générale sur la société et ses priorités. Vous devriez y inclure une liste précisant la classification de tous les postes, s'il s'agit de postes syndiqués ou non, la date d'échéance des conventions collectives, etc. Cette information pourrait se révéler utile au lecteur lorsqu'il prend connaissance de la section « Portée » ou « Admissibilité » d'une politique.
Un guide de l'employé peut se révéler un outil d'orientation utile et constituer un élément important de la relation employé- employeur :
· On y présente le cadre de référence en vue d'assurer équité et cohérence.
· On y fait état de l'importance de respecter les lois.
· On y présente la philosophie de la société.
· Il s'agit d'un outil de communication et de responsabilisation.
· Il évite aux gestionnaires d'avoir à clarifier les attentes.
· Un guide de l'employé bien conçu peut aussi donner une image positive de la société et servir d'outil de recrutement.
Séances d'information
Organiser une séance d'information, voilà une bonne façon de faire en sorte que les employés comprennent bien une nouvelle politique. Il faut donner les raisons qui ont motivé l'élaboration de la politique, identifier les personnes qui ont été consultées et, s'il y a lieu, préciser quand la politique fera l'objet d'un examen.
Déclarations officielles
Parfois, il s'avère préférable que chaque employé signe une déclaration officielle attestant qu'il a bien compris la politique. Le cas échéant, vous devez vous donner les moyens de faire en sorte que tous les employés - actuels et nouveaux - assistent à une séance d'orientation sur la politique et signent la déclaration.
Distribution
Vous devez faire en sorte que chaque employé dispose d'une version à jour de chacune des politiques et procédures pertinentes à ses fonctions ou encore que les politiques et procédures soient regroupées dans un lieu central où les employés peuvent facilement les consulter.

Le conseil d'administration peut établir un calendrier d'examen des politiques ou encore déléguer cette responsabilité. Deux à trois ans constituent une période raisonnable entre chacun des examens.

Les politiques qui s'inspirent de dispositions législatives devraient faire l'objet d'un examen dès que des modifications sont apportées aux lois pertinentes. Certaines sociétés ont adopté une politique pour conduire un examen annuel de leurs politiques. Ceci assure conformité avec les exigences des droits courants.

Vous devez en informer les employés et leur distribuer la version révisée des politiques et procédures mises à jour.