La mise en place de lévaluation interne de la politique dans le secteur économique ,impose à chaque établissement et service la formalisation d’un système documentaire. Dans ce système les procédures occupent une place essentielle. Un moyen simple pour faciliter à la fois la rédaction mais aussi la lecture et la compréhension d’une procédure est de standardiser sa présentation.


1- la formalisation d’une procédure
partie 1 – description synthétique de la procédure :
partie 2 – formalisation de la procédure
2- Notions de base pour la rédaction d'une procédure
1- Comment rédiger les procédures
2- Les qualités d'une procédure
3- Le contenu d'une procédure ( qui, quoi, quand,comment)



1- la formalisation d’une procédure
la formalisation d’une procédure doit reposer sur deux règles élémentaires de présentation :
1) Aller du général au particulier ou du simple au complexe.
2) Utiliser les schémas visuels de façon à réduire au maximum la part du texte.
L’application de ces deux principes invite à présenter une procédure en trois parties, selon un formalisme maintenant parfaitement établi :
Partie 1 – description synthétique de la procédure :
En application de la première règle, la présentation synthétique de la procédure doit permettre à un lecteur pressé de percevoir les points essentiels du processus formalisé. Quelques éléments sont à définir :
- L’objet et le domaine d’application de la procédure : situer avec précision les activités ou les processus de l’établissement pour lesquels la procédure doit s’appliquer.
- Les destinataires de la procédure : identifier les fonctions et les postes au sein de l’établissement ou du service concerné par la procédure. Cette identification doit être sans ambiguïté et permettre la reconnaissance exhaustive des destinataires.
- Les principales responsabilités : définir les responsabilités principales des intervenants dans la chaîne d’activités décrite par la procédure.
- Les documents de références : nommer les différents textes légaux, réglementaires, associatifs, etc. qui ont déterminé ou guidé d’une façon ou d’une autre le contenu de la procédure.
- Les documents associés : nommer les différents documents se rattachant directement à la procédure (supports spécifiques, documents internes)
A noter
Pour répondre aux besoins des utilisateurs, une procédure doit posséder dans sa forme trois qualités principales :
- Attractivité : donner l’envie d’être lue
- Clarté : éviter toutes les ambiguïtés
- Simplicité : ne pas aller inutilement dans les détails

Cette première partie de la procédure se présentera le plus souvent sur une simple page.
En tête de page on trouvera le cartouche d’identification de la pièce documentaire, et en fin de page, l’identification du rédacteur et de l’approbateur de la procédure. Ce dernier est le responsable hiérarchique autorisé à valider ou invalider la procédure. Il est nécessairement choisi en fonction de ses responsabilités au sein de l’établissement.
Ce sera le plus souvent le directeur de la structure.

partie 2 – formalisation de la procédure

La formalisation de la procédure comprend généralement deux parties :

1) Le logigramme :
representation graphique permettant de visualiser l'ensemble des opérations et leur enchâinement logique
Une colonne à gauche du logigramme permet d’indiquer l’auteur de chaque opération, une colonne à droite, l’enregistrement découlant éventuellement de cette opération.

Quelques symboles suffisent pour représenter graphiquement une procédure :

2) Les fiches de tâche ( RAD Role Activity Diagram) : description plus détaillée si nécessaire de chaque opération mentionnée dans le logigramme (en veillant à ne pas formaliser inutilement certaines opérations )