1.La présentation de la fenêtre Calendrier - Microsoft Outlook.

a.L'affichage de la fenêtre calendrier - Microsoft Outlook.

Trois types d'activités sont gérés à l'intérieur du calendrier : les rendez-vous, les événements et les réunions. Ils constituent les éléments du calendrier.

1. Dans la barre Outlook, cliquer sur l'icône Liste des dossiers.
   
   
   
   Figure n°110: L'icône Liste des dossiers.
   
   
   
2. Dans la fenêtre Liste des dossiers, effectuer un simple clic sur le groupe Calendrier.
   
   
   
   Figure n°111: La liste des dossiers.
   
   
   OU
   
   Ouvrir la liste des dossiers et cliquer sur Calendrier dans la barre d'Outlook.
   
   
   
   Figure n°112: L'icône Calendrier.
   
   
   OU
   
   Appuyer sur les touches de raccourci CTRL + 2.

A partir de la fenêtre du calendrier Outlook , vous distinguez divers éléments tels :

1. La barre des menus affiche les menus Fichier, Edition, Affichage, Atteindre, Outils et Actions. Penchons nous sur les menus Affichage et Actions afin de voir les nouvelles commandes proposées.
   
   Le menu Affichage permet d'obtenir 4 modes d'affichage différents (l'Affichage du calendrier par Jour, l'Affichage du calendrier par Semaine de travail, l'Affichage du calendrier par Semaine, l'Affichage du calendrier par Mois). Vous les retrouvez sur la barre d'outils Standard en cliquant sur le bouton de droite de la souris près de la barre des menus.
   
   
   
   Figure n°113: Le menu Affichage.
   
   
   Le menu Actions présente les fonctionnalités de rendez-vous et de réunion pour ajouter un rendez-vous, pour ajouter un nouvel événement d'une journée entière, faire une nouvelle demande de réunion, organiser une réunion, afficher les agendas de groupe, ajouter un nouveau rendez-vous périodique ou créer une réunion périodique,….
   
   
   
   Figure n°114: Le menu Actions.
   
   
   
2. La barre d'outils Standard présente les boutons pour la création de nouveaux rendez-vous, la création d'une nouvelle demande de réunion, la conception d'un nouveau dossier, la réalisation d'un raccourci vers le volet de navigation, la création d'un message, la création d'un nouveau contact, la réalisation d'une liste de distribution, la création d'une nouvelle tâche, la création d'une tâche, une nouvelle entrée dans le journal, la création de notes et de télécopie Internet.
   
   
   
   Figure n°115: Le bouton Nouveau de la barre d'outils Standard.
   
   
   A partir de cette barre d'outils, vous pouvez également supprimer des éléments contenus à l'intérieur du calendrier à l'aide de l'icône Supprimer.
   
   Les différents modes d'affichage énoncés précédemment, s'affichent automatiquement sur cette barre d'outils Standard.
   
   Vous pouvez également accéder à votre carnet d'adresses en cliquant sur l'icône représentée sur la Figure n° 110.
   
   
   
   
   Figure n°116: L'icône Carnet d'adresses.
   
   
   Sur la barre d'outils Standard se trouvent également les icônes d'Impression, de Modification de couleur du calendrier, d'Affichage des agendas de groupes et de Recherche.
   
   
   
   Figure n°117: Les autres icônes de la barre d'outils Standard.
   
   
   
   Figure n°118: La fenêtre du calendrier Outlook.
   
   

   1 > La barre des menus 2 > La barre d'outils Standard 3 > Le calendrier, navigateur de dates 4 > Les différents calendriers

   5 > Le partage d'un calendrier 6 > L'icône Calendrier 7 > Le calendrier Agenda 8 > La date du jour

Cet affichage apparaît par défaut lors de l'ouverture du calendrier.

A l'intérieur de la fenêtre de droite nommée Calendrier, la date du jour et les horaires s'affichent. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier l'aspect général de cette fenêtre en cliquant sur certaines touches de raccourci :

• L'appui sur la touche CTRL permet de sélectionner plusieurs jours non contigus dans le navigateur de date (cf. cadre n° 2). Dans la partie droite, toutes les dates non contiguës s'affichent à l'écran.
  
  
• Pour sélectionner une plage de jours contigus, maintenir enfoncé la touche MAJ dans le navigateur de dates.
  
  
• Pour afficher le calendrier des 10 derniers jours, appuyer sur ALT + 0.
  
  
• Pour afficher la semaine, cliquer sur ALT + -
  
  
• Pour afficher le mois, cliquer sur ALT + =.
  
  
  
  
  Figure n°119: L'affichage par Jour.

d.L'affichage par semaine de travail et les options du calendrier.

Un simple clic sur le bouton d'affichage du calendrier Semaine de travail vous permet de définir le planning de vos heures de travail, les jours de travail souhaités, le premier jour de la semaine, la première semaine de l'année, …

Lors de l'appui sur ce bouton, vous obtenez un calendrier qui commence au premier jour de la semaine Lundi.
Vous pouvez modifier les options de ce type de calendrier en respectant les étapes suivantes :

1. Aller dans le menu Outils puis cliquer sur la commande Options.
   
   
2. Sélectionner l'onglet Préférences à l'intérieur de la boîte de dialogue Options.
   
   
3. Dans la zone Calendrier, appuyer sur le bouton Options du calendrier.
   
   
4. La boîte de dialogue Options du calendrier apparaît à l'écran.
   
   
   
   Figure n°120: La boîte de dialogue Options du calendrier.
   
   
   
5. Dans la zone Semaine de travail dans le calendrier, vous pouvez afficher les jours de la semaine durant lesquels vous travaillez. Ces jours apparaîtront alors à l'intérieur du calendrier. Outlook sélectionne par défaut les cases Lundi (lun.) à Vendredi (ven.).
   
   
6. Afficher le premier jour de la semaine travaillé puis cliquer sur le menu déroulant Début : afin de faire afficher l'heure à laquelle vous débutez votre travail.
   
   
7. Sélectionner la première semaine de l'année (Commence le 1er janvier, 1ère semaine de 4 jours ou 1ère semaine entière) et noter dans Fin, l'heure à laquelle vous terminez votre travail.
   
   
8. Dans la zone Options du calendrier, activer les cases à cocher souhaitées. Vous pouvez Afficher le numéro des semaines dans le navigateur de dates, Permettre aux participants de proposer de nouvelles dates pour les réunions que vous organisez, Utiliser cette réponse pour proposer de nouvelles dates de réunion.
   
   A l'intérieur de cette zone, vous avez également d'autres possibilités pour modifier la couleur d'arrière-plan de votre calendrier, accéder aux Options du Planificateur de réunions et Ajouter les jours fériés.
   
   
9. Appuyer sur le bouton Ajouter les jours fériés, la boîte de dialogue Ajouter les jours fériés dans le calendrier apparaît.
   
   
10. Activer les cases souhaitées (par exemple : France, Fêtes religieuses chrétiennes, Allemagne,…).
    
    
11. Une fenêtre s'ouvre et indique l'importation des jours fériés.
    
    
12. Patientez quelques instants afin que le téléchargement des divers éléments s'effectue convenablement.
    
    
    
    Figure n°121: La boîte de dialogue Importer - Jours fériés.
    
    
    
13. Un message indique que l'ajout des jours fériés s'est effectué correctement.
    
    
14. Appuyer sur le bouton OK.
    
    
    
    Figure n°122: La confirmation de l'ajout des jours fériés à l'intérieur du calendrier.
    
    
    
15. Lorsque tous vos choix sont faits, cliquer sur OK à l'intérieur de la boîte de dialogue Options du calendrier.
    
    
16. Dans la boîte de dialogue Options, valider vos choix par OK.
    
    
17. Le calendrier affiche en couleur clair les dates et les horaires pendant lesquelles vous êtes disponibles. Les zones plus foncées indiquent que les options sont désactivées à l'intérieur de la boîte de dialogue Options.
    
    
    
    Figure n°123: L'affichage du calendrier après modification des options du calendrier.

1. Pour obtenir cet affichage, cliquer sur le bouton Semaine.
   
   
2. Le calendrier s'affiche sous forme de cases dans lesquelles vous pouvez noter vos réunions, rendez-vous, conférence,…
   
   
   
   Figure n°124: L'affichage en mode Semaine.

1. Sur la barre d'outils Standard, cliquer sur Mois.
   
   
2. Le calendrier affiche alors l'ensemble des jours du mois.
   
   
3. Vous pouvez changer de mois à l'intérieur du navigateur de dates.
   
   
   

   Remarque. Vous avez également la possibilité de changer de mois à l'intérieur des autres affichages.

   
   
   
4. Maintenir appuyer le bouton de gauche de la souris afin de faire défiler le pointeur sur un autre mois de l'année. Vous pouvez faire glisser le curseur vers le haut ou le bas.
   
   
   
   Figure n°125: L'affichage par mois.
   
   
   
5. Vous pouvez également appuyer sur les flèches de gauche ou de droite positionnées aux extrémités du mois affiché. Ainsi, vous pouvez afficher le mois précédent ou le moi suivant.
   

Si vous souhaitez visualiser la liste de tous les rendez-vous et de toutes les réunions prévus à compter d'aujourd'hui ainsi que les détails qui s'y rapportent :

1. Cliquer sur le menu Affichage - Réorganiser par puis appuyer sur Affichage actuel.
   
   

   Remarque. Vous pouvez aussi ouvrir la liste associée à l'outil Affichage actuel de la barre d'outils avancée.

   
   
   
2. Cliquer sur l'option Rendez-vous en cours.
   
   

   Remarque. Suivre les mêmes étapes pour : - visualiser la liste de tous les événements et les détails (Evénements), - voir la liste des événements qui se produisent une fois par an et les détails qui s'y rapportent (Evénements annuels), - visionner la liste des rendez-vous périodiques et les détails qui s'y rapportent (Rendez-vous périodique), - visualiser la liste de tous les éléments du calendrier par catégorie et détails qui s'y rapportent (Par catégorie).