5.Les pièces jointes.

a.Les fichiers et les dossiers.

L'insertion d'un fichier dans le message électronique.

Joindre un fichier au message signifie attacher un document au message.

1. Aller sur l'icône Insérer un fichier puis cliquer sur la flèche déroulante en regard vers le bas.
   
   
   
   Figure n° 52 : L'icône Insérer un fichier.
   
   
   
2. Sélectionner Fichier.
   
   
3. La boîte de dialogue Insérer un fichier apparaît à l'écran.
   
   
4. Dans la zone Regarder dans, rechercher le dossier dans lequel se trouve votre fichier (par exemple le document Excel nommé Facture de Monsieur MARTIN qui se trouve dans le dossier Facture).
   
   
   
   
   Figure n° 53 : La boîte de dialogue Insérer un fichier.
   
   
   
5. Effectuer un simple clic sur le document souhaité.
   
   
6. Appuyer sur la flèche en regard vers le bas du bouton Insérer.
   
   Sélectionner Insérer afin d'insérer le document sous forme de pièce jointe. Si votre message est au format HTML ou Texte brut et que vous avez choisi l'option Insérer alors le document s'affiche dans la zone Attacher.
   
   En revanche, si le format est en RTF (Texte enrichi) et que vous avez opté pour Insérer, alors le document sélectionné s'affiche dans le message sous la forme d'une icône.
   
   Choisir Insérer comme texte pour insérer le document sous forme de texte dans le corps du message.
   
   
   
7. Votre document est inséré à l'intérieur du message électronique (voir Figure n° 54).
   
   
   
   
   Figure n° 54 : L'attachement d'un fichier.
   
   
   
8. Cliquer sur Options des pièces jointes …
   
   
9. Vous pouvez Envoyer des pièces jointes en tant que pièces jointes normales ou en tant que Pièces jointes partagées.
   
   
   
   
   Figure n° 55 : Le Volet Options des pièces jointes.
   
   
   Lors de l'envoi d'une pièce jointe partagée, chaque destinataire réceptionne une copie, disponible dans un espace de travail de document : le site Microsoft SharePoint Services est le site d'espace de travail de document dans lequel le contenu de la pièce jointe s'insère. L'utilisation de cette fonction ne s'effectue que si vous avez Intranet ou Extranet ou Internet .
   
   
10. .Cliquer sur l'icône de Fermeture du Volet Options des pièces jointes.
    

1. Aller dans Insérer un fichier puis sélectionner Fichier.
   
   
2. A l'intérieur de la boîte de dialogue Insérer un fichier, dans la zone Regarder dans, sélectionner le type de dossier que vous souhaitez inclure au document.
   
   
3. Sélectionner le dossier à compresser.
   
   
4. Cliquer sur le bouton de droite de la souris puis sélectionner la commande Envoyer vers (Compress to « Facture.zip » ). . Aller sur Compression de dossier (zipper) afin de réduire le volume du dossier.
   
   
   
   
   Figure n° 56: La compression d'un dossier.
   
   
   
5. Vous avez maintenant deux dossiers : le dossier initial et le dossier compressé (fichier d'extension .zip) tels qu'ils apparaissent Figure n°57.
   
   
   
   
   Figure n°57: Le fichier de compression d'un dossier.
   
   
   
6. Effectuer un simple clic sur le dossier compressé puis appuyer sur le bouton Insérer.
   
   
7. Le dossier compressé s'affiche à l'intérieur du message électronique.
   
   
   
   
   Figure n° 58 : L'insertion d'un dossier compressé.

b.Les éléments.

Il est également possible d'insérer un élément contenu dans les différents dossiers qui se trouvent dans Outlook.

1. Aller dans le menu Insérer un fichier puis cliquer sur Elément.
   
   
2. La boîte de dialogue Insertion d'un élément s'affiche.
   
   
3. Dans la zone Regarder dans, vous pouvez insérer des éléments contenus à l'intérieur de votre boîte de réception, de votre boîte d'envoi, de vos brouillons. Il est possible d'envoyer des éléments du calendrier, des contacts, …
   
   
   
   Figure n° 59 : La boîte de dialogue Insertion d'un élément.
   
   
   
4. Double-cliquer sur Boîte de réception pour sélectionner un dossier.
   
   
5. Effectuer un simple clic sur le dossier pour insérer le message.
   
   
6. Dans la zone Eléments de la boîte de dialogue Insertion d'un élément, sélectionner l'élément que vous souhaitez attacher au message électronique.
   
   
   
   Figure n° 60 : La boîte de dialogue Insertion d'un élément.
   
   
   
7. Dans la zone Type d'insertion, cliquer sur :
   
   Texte seulement si vous souhaitez insérer l'élément sous forme de texte dans le corps du message. Cette option reste impossible à activer si Word est l'éditeur de messagerie électronique.
   
   Activer Pièce jointe si vous désirez insérer l'élément sous forme de pièce jointe.
   
   
8. Cliquer sur OK.
   
   
9. L'élément est alors joint au fichier.
   
   
   
   
   Figure n° 61 : Un élément de la boîte de dialogue Insertion d'un élément à l'intérieur d'un message électronique.

c.L'ouverture d'un fichier joint.

1. Ouvrir le message contenant la pièce jointe.
   
   
2. Double cliquer sur l'icône de la pièce jointe.
   
   
3. L'ouverture du fichier entraîne le lancement de l'application d'origine du document.
   
   
4. La boîte de dialogue Ouverture d'une pièce jointe apparaît à l'écran.
   
   
   
   Figure n° 62: La boîte de dialogue Ouverture d'une pièce jointe.
   
   
   
5. Le bouton Ouvrir permet de consulter la pièce jointe avant un enregistrement éventuel. Pour l'enregistrer, aller dans le menu Fichier - Enregistrer sous pour sauvegarder cette pièce jointe.
   
   Le bouton Enregistrer permet d'enregistrer le fichier dans l'application correspondante au fichier joint (Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Access, …).
   
   Le bouton Annuler permet d'annuler l'ouverture de la pièce jointe.