Formation Office

Chapitre 1 : Introduction à PowerPoint.

2.La fenêtre PowerPoint.

a.La présentation de la fenêtre PowerPoint.

1 > La barre des menus permet d'accéder aux différentes commandes de PowerPoint .

2 > La barre d'outils Standard s'affiche par défaut et résume les commandes les plus courantes: ouvrir un diaporama, enregistrer, couper, copier, coller, vérifier l'orthographe et bien d'autres fonctions encore que vous serez amenés à utiliser.

3 > La barre d'outils Mise en forme contient les commandes de mise en forme les plus couramment utilisées. Elle permet de changer la taille des caractères, leur style, de justifier le texte, d'insérer des puces, d'effectuer des retraits de paragraphes, de modifier la couleur de la police, de surligner des mots importants.

4 > Les différents Mode de page permettent de visionner les diapositives de façon différentes.

5 > Les Numéros en bas de la fenêtre indiquent le numéro de la diapositive sur laquelle vous travaillez et le nombre total de diapositives créées.

6 > Le Compagnon Office offre une multitude d'indications sur un problème donné. Il vous suffit de cliquer dessus et de résumer votre problème en un seul mot ou plusieurs mots très précis pour obtenir l'information.

7 > La Fermeture du diaporama en cours s'effectue par l'icône indiquant une croix. Il ne ferme pas PowerPoint mais simplement le diaporama en cours.

8 > Les icônes de Fermeture, d'Agrandissement et de Réduction agissent sur la fenêtre PowerPoint.

Conseil.

Lorsque vous cliquez sur l'icône Fermer, n'oubliez pas d'enregistrer votre travail. Normalement le logiciel vous le rappelle mais sauvegardez avant de cliquer sur ce bouton. C'est plus prudent.

Lorsque vous lancez PowerPoint , voici la fenêtre qui s'affiche à l'écran.

Figure n°2 : La fenêtre PowerPoint.

b.La barre des menus et les raccourcis clavier.

PowerPoint propose en haut de sa fenêtre un menu général avec :

Le menu Fichier comporte toutes les commandes de :

création d'une nouvelle diapositive,
recherche d'un document existant,
fermeture du diaporama en cours,
enregistrement et enregistrement de page Web ,
recherche de fichiers,
construction d'un package CD-Rom ,
mise en page avant l'impression,
aperçu avant impression,
impression,
présentation de la diapositive en cours,
envoi du diaporama vers un nouveau document,
différentes présentations en cours ou déjà réalisées.

Le menu Edition comporte cinq zones effectuant chacune d'entre elles différentes fonctions :

Répéter et annuler les opérations effectuées,
Couper, copier, coller des éléments du diaporama et utiliser le presse papier Office ,
Effectuer des opérations sur la ou les diapositives en cours,
Procéder à des recherches, des remplacements de mots,
Faire des liaisons entre les diapositives.

Le menu Affichage comporte une diversité de commandes liée au diaporama.

Error : No Local Data : cette commande permet l'affichage de la diapositive en plein écran. Pour revenir en mode Normal, appuyer sur Echap, situé sur votre clavier.

Les différents modes de page :

Mode Normal : correspond à la présentation qui s'affiche à l'écran.
Mode Trieuse : affiche toutes les diapositives les unes à côté des autres et annonce le temps de passage de la diapositive. Ce mode permet de visualiser l'ensemble des diapositives, de les manipuler ; en revanche ce mode ne modifie en aucun cas le contenu de la diapositive.
Diaporama : active le diaporama réalisé en plein écran ; en bref, il montre le résultat global du diaporama. Pour l'afficher plus rapidement, appuyer sur F5.
Page de commentaires : permet de saisir des commentaires que seul vous pourrez visionner en mode Normal. Il s'agit d'une zone de texte, type " Post-it " qui peut se déplacer sur la page.
Masque : peut dissimuler certains éléments contenus dans la ou les diapositives (la zone de date, l'en-tête et le pied de page et le nombre de pages), peut cacher le document ou les pages de commentaires.
Couleur : modifie la couleur des diapositives (couleur, nuances de gris ou noir et blanc intégral).
Volet Office : affiche sur la droite une fenêtre permettant de choisir un type de slide .
Barre d'outils : permet d'avoir accès à toutes les barres d'outils.
Règle : insère les règles horizontales et verticales aidant à la mise en forme de votre diapositive.
Grilles et repères : permet d'aligner les objets avec plus de facilité.
En-tête et pied de page : affiche des zones de texte dans lesquelles vous pouvez insérer du texte.
Marques : désigne un changement effectué dans la présentation.
Zoom : correspond à l'agrandissement du diaporama.

Les différents modes de page

Figure n°3 : Le menu Affichage.

Le menu Insertion permet :

d'insérer une nouvelle diapositive,
de dupliquer la diapositive insérée,
de numéroter la diapositive,
de mettre la date et l'heure,
d'ajouter des caractères spéciaux ,
des commentaires, de rechercher une diapositive dans un document,
d'introduire un plan conçu dans un autre document,
d'inclure des images, des diagrammes, une ou plusieurs zones de texte, des films et sons, un ou plusieurs graphiques, tableaux et objets.

Le menu Format concerne toute la mise en forme du texte et la mise en page des diapositives.

Le menu Outils porte sur tout ce qui a attrait aux langues (vérificateur orthographique, bibliothèque de recherche, dictionnaire des synonymes, langues), aux travaux de groupe mais aussi aux macros .

Figure n° 4 :Le menu Insertion.

Le menu Diaporama présente différentes commandes qui mettent en œuvre :

le déroulement du diaporama,
le paramétrage de la diapositive,
la vérification du minutage,
l'enregistrement de la narration,
l'insertion de boutons d'actions,
le paramétrage d'actions,
l'application des animations,
la personnalisation de l'animation,
la transition entre les diapositives,
le cache de diapositives,
la personnalisation de la diapositive.

Le menu Fenêtre permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre, de réorganiser les icônes, d'afficher le diaporama en cascade ou encore de passer au volet suivant (touche de raccourci : F6).

L'aide permet d'obtenir le Compagnon Office , l'aide en ligne, la mise à jour (renvoi sur la page Web de Microsoft), la réparation le contenu des fichiers et propose un ensemble de service pour améliorer ce logiciel.

Remarque.

Notez que chaque lettre d'options du menu général étant soulignée sont des touches de raccourci. Par exemple, pour obtenir la fenêtre de Mise en page

, appuyer sur MAJ + M, pour Ouvrir un fichier, faîtes MAJ + V, pour Rechercher un fichier, maintenir appuyé les touches MAJ + H…

c.Les barres d'outils.

Pour créer la présentation des diapositives, vous devez accéder à toutes les barres d'outils , formées d'icônes . Elles sont à votre disposition et permettent d'accéder directement aux fonctions sans passer par le menu général. PowerPoint présente 13 barres d'outils afin de faciliter votre travail. Pour les obtenir :

Aller dans le menu Affichage cliquer sur Barres d'outils. La liste de toutes ces barres d'outils apparaît à l'écran.

Positionner votre curseur sur la barre des menus et cliquer sur le bouton droit de la souris. Ainsi, vous pouvez sélectionner celles qui vous sont utiles.

Tout au long de ce module, vous trouverez quelques informations sur chacune d'entre elles afin de pouvoir vous repérer plus facilement lors de la mise en place de votre diaporama.

Figure n° 5 : Les barres d'outils.

Figure n°6 : Exemple de barre d'outils, ici la barre d'outils Standard.