Module n°5 : Présentation de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 2003 est la solution idéale :

- pour gérer vos courriers électroniques,
- organiser votre planning et le partager,
- contacter une personne,
- obtenir des informations privées mais aussi groupées.

Dans cette formation sur Outlook 2003, vous apprendrez facilement à :

- optimiser l’organisation et la gestion d’informations
- effectuer un regroupement automatique de messages,
- mieux gérer les courriers indésirables,
- afficher de nouveaux modes de lecture.

Aussi à l’intérieur de ce module, vous découvrirez une première partie sur la description de l’environnement Outlook. Vous aborderez le lancement et la fermeture de cette application et les différents volets de ce logiciel.

Dans une seconde partie, nous parlerons de la gestion des dossiers.

Nous nous pencherons plus particulièrement sur l’organisation des différents dossiers, la copie, la suppression et la récupération d’éléments puis l’archivage.

Par la suite, vous vous initierez à la gestion des courriers à travers un chapitre intitulé « L’envoi, la réception et la gestion des courriers en cas d’absence ».
Vous vous formerez alors sur la préparation d’un nouveau message électronique auquel vous attacherez des fichiers, des documents et des éléments.

Ensuite, vous connaîtrez l’utilité du carnet d’adresses.

Après, vous serez guidé(e)s sur la définition des options de la messagerie et suivrez une procédure d’envoi pour les messages.

A la suite de cela, vous apprendrez à répondre et à transférer vos messages électroniques à travers des exemples précis
.
Vous découvrirez l’utilité des boutons de vote et vous vous formerez à la configuration d’Outlook dans le but d’être averti de l’arrivée de nouveaux messages.

La planification des rendez-vous, des événements et des réunions est une phase essentielle dans la vie courante tant au cœur des milieux personnels que professionnels.

C’est pourquoi nous avons décidé de traiter, dans une quatrième partie: les agendas de groupe, les réunions de groupe, la gestion de vos tâches et l’impression du calendrier.

Pour faciliter la gestion de vos contacts, vous apprendrez :

- à insérer les coordonnées de vos nouveaux destinataires,
- à créer une liste téléphonique puis une liste de distribution et
- à imprimer l’ensemble de vos contacts.

Vous souhaitez gérer vos tâches individuelles et affecter des tâches à vos collègues ? Utilisez le gestionnaire des tâches. Apprenez à demander un accusé de réception et à modifier la couleur des diverses tâches à réaliser.

Vous souhaitez vous rappeler de certaines instructions, de certaines questions, de certains appels téléphoniques, de certaines idées…

Le gestionnaire des notes vous permet d’apposer des « post-it » où vous le voulez en guise de rappel.

Dans le chapitre suivant, vous apprendrez à utiliser le journal, permettant de conserver les traces des échanges que vous avez eu.

Grâce à Outlook 2003, vous pouvez enregistrer le lieu, l’heure, l’objet d’un appel téléphonique et la réception d’un message.

Le journal constitue un soutien complémentaire à la gestion d’une fonction tant personnelle que professionnelle.

En dernier lieu, nous vous proposons de compléter ces chapitres par quelques astuces.

Vous saurez utiliser l’aide sur Microsoft Online, réaliser des modèles de messages électroniques et vérifier l’orthographe à l’intérieur de message.

Nous vous rappelons quelques icônes et quelques touches de raccourcis pour amplifier votre savoir faire sur ce logiciel.

Découvrez maintenant les multiples facettes de cette application, pour l’utiliser aussi bien à titre personnel que professionnel !