6.Les agendas de groupe.

Les agendas de groupe permettent d'accéder aux agendas de différentes personnes ou ressources. Ils peuvent contenir des informations sur l'ensemble des salariés d'un service. Aussi pouvez-vous créer d'autres agendas de groupe en les nommant chacun différemment.

A partir de l'agenda de groupe, vous pouvez avertir les participants d'une réunion, planifier les ressources mais aussi procéder à des sélections automatiques dans le but de déterminer une heure où chaque membre sera disponible.

a.Le partage de votre agenda.

1. Cliquer sur l'icône Calendrier .
   
   
2. Pour partager votre agenda avec d'autres correspondants, cliquer sur le lien Partager mon calendrier.
   
   
3. Dans la boîte de dialogue Propriétés de Calendrier, aller dans l'onglet Autorisation d'accès.
   
   
4. Cliquer sur le bouton Ajouter.
   
   
5. Dans la liste d'ajout des utilisateurs, double-cliquer sur le nom de la personne avec qui vous souhaitez partager le calendrier puis valider vos souhaits ou effectuer un simple clic sur le nom de la personne puis appuyer sur le bouton Ajouter et OK.
   
   
6. A l'intérieur de la zone Autorisation d'accès, sélectionner le niveau d'autorisation souhaitée (par exemple : Personnalisé).
   
   
7. Activer les cases à cocher dont vous avez besoin (Lecture d'éléments, Propriétaire du dossier, Dossier visible,…).
   
   
8. Dans les zones Modification d'éléments et Suppression d'éléments, choisir Aucun, Personnels ou Tous.
   
   
9. Valider en appuyant sur le bouton OK.
   
   
   
   
   Figure n° 151: La boîte de dialogue Propriétés du calendrier.

1. Aller dans le menu Actions pour sélectionner la commande Afficher les agendas de groupe
   
   .
   
   
2. A l'intérieur de la boîte de dialogue Agendas de groupe, cliquer sur le bouton Nouveau.
   
   
3. Taper le nom du nouvel agenda de groupe puis appuyer sur OK.
   
   
   
   
   Figure n°152 : La boîte de dialogue Créer un agenda de groupe.
   
   
   
4. Votre nouvel agenda de groupe apparaît dans une fenêtre.
   
   
5. Appuyer sur le bouton Ajouter d'autres personnes puis sur Ajouter à partir du carnet d'adresses.
   
   
6. Double-cliquer sur les noms des membres que vous souhaitez afin de constituer votre agenda puis valider vos choix par OK.
   
   
7. Cliquer sur le bouton Enregistrer et Fermer.
   
   
   
   
   Figure n°153 : La création de votre agenda de groupe.

Remarque.

Pour créer votre agenda de groupe, vos destinataires doivent effectuer les mêmes opérations que vous. Sinon, l'agenda de groupe partagé ne peut fonctionner.

1. Pour obtenir l'agenda de votre ou vos correspondant(s), cliquer sur le lien Ouvrir un calendrier partagé.
   
   
   
   
   Figure n° 154: La boîte de dialogue Ouvrir un calendrier partagé.
   
   
   
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir un calendrier partagé, cliquer sur le bouton Nom.
   
   
3. Sélectionner un nom à l'intérieur de la liste puis cliquer sur le bouton OK.
   
   
4. Votre agenda affiche le planning de votre groupe.
   

Remarque.

Si vous souhaitez retourner dans votre agenda, désactivez la case Autres calendriers.




Figure n° 155: Les cases à cocher et/ou décocher pour afficher les calendriers.

Figure n° 156: Votre calendrier et le calendrier d'une personne de votre groupe.

1 > Votre agenda et l'agenda d'une personne de votre groupe.

Remarque.

A partir de la Liste des membres, vous pouvez Ouvrir le calendrier du membre à partir de l'icône suivante .

1. Retourner dans le menu Actions puis cliquer sur la commande Afficher les agendas de groupe.
   
   
2. Dans la boîte de dialogue Agendas de groupe, cliquer sur le bouton Ouvrir.
   
   
3. Dans votre agenda de groupe, vous pouvez informer vos destinataires d'une Nouvelle réunion, d'un Nouveau rendez-vous pour tous, créer un Nouveau rendez-vous en tant que ressources, un Nouveau message électronique destiné à une ou plusieurs personnes.
   
   
4. Lorsque tous les éléments du message sont sélectionnés, cliquer sur Envoyer.
   
   
   
   
   Figure n°157 : L'ouverture de votre agenda de groupe pour la détermination d'une nouvelle réunion.

1. Aller dans le menu Actions du Calendrier.
   
   
2. Sélectionner la commande Afficher les agendas de groupe.
   
   
3. Ouvrir l'agenda de groupe souhaité.
   
   
4. Dans la boîte de dialogue " Nom de votre agenda de groupe ", cliquer sur le bouton Options.
   
   
5. Sélectionner les éléments que vous souhaitez visualiser sur les plannings des différentes personnes de votre groupe : Afficher seulement les heures de travail, Afficher les détails du calendrier, Actualiser la disposition,…