5.L'espace de travail de réunion.

Un espace de travail de réunion se définit comme " un site de type spécial dans Microsoft Office SharePoint Services.

Pour travailler sur un espace de travail de réunion, vous avez besoin d'avoir un compte de messagerie Microsoft Exchange Server et l'accès au site parent SharePoint Services ou site Web Microsoft Office SharePoint Portal Server. Contacter votre administrateur pour l'installation de ce logiciel.

1. Cliquer sur le bouton Nouveau - Demande de réunion.
   
   
2. A l'intérieur de la boîte de dialogue Réunion, dans la zone A…, ajouter les noms des personnes qui participeront à la réunion.
   
   
3. Le nom des destinataires du message s'afficheront à l'intérieur de l'espace de travail lors de l'envoi de la demande de réunion.
   
   
4. Dans la zone Objet, saisir le type de la réunion. Cet intitulé s'affichera automatiquement dans la partie supérieure de l'espace de travail et sera l'adresse du site d'espace de travail.
   
   
5. Ajouter l'heure et la date de réunion qui s'afficheront dans l'espace de travail partagé en tant que sous titres.
   
   
6. Cliquer sur le bouton .
   
   
7. Le Volet Espace de travail de réunion s'affiche sur la droite de votre écran.

1. Dans la zone Créer un espace de travail, cliquer sur le lien Modifier les paramètres.
   
   
   
   
   Figure n°149 : Le Volet Espace de travail de réunion.
   
   
   
2. A l'intérieur du volet Espace de travail de réunion, aller dans la zone Créer un espace de travail puis sélectionner Autre.
   
   
3. Dans la boîte de dialogue Autre serveur d'espace de travail, saisir l'adresse du serveur d'espace de travail.
   
   
4. Cliquer sur OK.
   
   
   
   
   Figure n° 150: La boîte de dialogue Autre serveur d'espace de travail.

1. Dans la zone Sélectionnez un espace de travail, activer la case à cocher Créer un nouvel espace de travail.
   
   
2. Sélectionner la langue du modèle puis le type de modèle souhaité. La détermination de ces paramètres s'affiche par défaut à l'intérieur de l'espace de travail.
   
   
3. Lorsque toutes les options souhaitées sont sélectionnées, cliquer sur OK afin de retourner sur le premier Volet Office.
   
   L'emplacement de l'espace de travail est alors spécifié.

1. Cliquer sur le bouton Créer.
   
   
2. Le lien vers le site d'espace de travail s'ajoute automatiquement dans la boîte de dialogue Réunion. Outlook affiche automatiquement l'objet, la date, l'heure et l'emplacement du site d'espace de travail à partir de la demande de réunion.

1. Cliquer sur le lien ajouté dans la boîte de dialogue Réunion ou cliquer sur Atteindre l'espace de travail du Volet Office. Vous pouvez, si vous le souhaitez ajouter des informations complémentaires tels l'ordre du jour de la réunion dans l'espace de travail maintenant ou ultérieurement.
   
   
2. Appuyer sur les touches de raccourci ALT+TAB pour terminer la demande de réunion.

1. Cliquer sur le bouton Envoyer à l'intérieur de la boîte de dialogue Réunion.
   
   
2. Si vous souhaitez opérer à une modification du nom des participants, changer la date et l'heure de la réunion, sachez que les informations s'actualisent automatiquement sur le site d'espace de travail de la réunion.

Remarque.

A l'intérieur du calendrier, vous pouvez identifier les réunions liées à un espace de travail de réunion. Elles s'identifient par l'icône Espace de travail de réunion devant l'objet de la réunion.

Pour utiliser à bon escient l'espace de travail de réunion, il est important de définir les besoins de votre équipe de travail. Grâce à cet espace de travail, vous pouvez ajouter des documents à une bibliothèque de documents, gérer la liste des participants, ajouter des points à l'ordre du jour.

Remarque.

Si l'apparence de votre espace de travail ne vous satisfait pas, cliquer sur Modifier cet espace de travail situé en haut à droite de la page et sélectionner les options souhaitées.