3.L'organisation d'une réunion.

a.Créer une nouvelle demande de réunion et la planifier.

La commande Demande de réunion vous permet de faire appel à une ou plusieurs personnes. Vous pouvez ainsi inviter des participants à cette réunion, déterminer la date de réunion, inscrire l'objet de la réunion,…

1. Aller dans la barre d'outils Standard de la fenêtre Microsoft Outlook.
   
   
2. Cliquer sur la liste déroulante du bouton Nouveau.
   
   
3. Effectuer un simple clic sur Demande d'une réunion ou appuyer sur les touches de raccourci CTRL + F11.
   
   
   
   
   Figure n°135: Le bouton Demande de réunion.
   
   
   
4. La boîte de dialogue Réunion apparaît à l'écran.
   
   
   
   
   Figure n°136: La boîte de dialogue Réunion.
   
   
   
5. Cliquer sur le bouton pour sélectionner les noms des différents participants à l'intérieur de la liste d'adresses. Ajouter le nom de chaque participant dans la liste en répétant plusieurs fois l'opération et en séparant les noms de chacun par un point virgule.
   
   
6. Indiquer l'objet et la catégorie de la réunion, les dates et horaires souhaités afin de fixer le rendez-vous.
   
   
7. Cocher la case Rappel pour vous avertir un jour ou quelques jours avant de la réunion soit lors de la création du message, soit lors de la modification de l'élément.
   
   
8. Sélectionner le laps de temps précédant le déclenchement de l'alarme puis choisir éventuellement le son de l'alarme en cliquant sur l'icône Haut-parleur.
   
   
9. Cliquer sur Disponibilités pour avertir de votre présence ou votre absence (sélectionner Libre, Provisoire, Occupé(e) ou Absent(e) du bureau).
   
   
10. Passer à l'étape suivante pour préparer cette réunion dans les meilleures conditions possibles.

Une fois la création de la réunion réalisée et suite à la sélection de l'ensemble des participants :

1. Cliquer sur l'onglet Planification afin de vous assurer de la disponibilité des participants aux jour(s) et horaires fixés précédemment dans l'onglet Rendez-vous.
   
   
2. Cet onglet contient la liste de Tous les participants et affiche la mission de chacun d'entre eux au cours de la prochaine réunion.
   
   
3. Vous pouvez modifier les missions de chaque participant en cliquant sur la flèche de défilement située à droite de chaque icône.
   
   L'icône Organisateur de la réunion.
   
   L'icône Participant Obligatoire.
   
   L'icône Ressource (Salle ou Matériel).
   
   L'icône Participant facultatif.
   
   L'icône Envoyer la réunion à ce participant située à gauche du nom du participant. Si vous ne souhaitez pas envoyer la réunion à ce participant, cliquer sur l'icône puis cliquer sur l'option Ne pas envoyer la réunion à ce participant.
   
   
   
   
   Figure n° 137: La détermination des tâches de chaque participant à la réunion.
   
   
   1 > La modification de la mission du participant à l'intérieur de la liste

   2 > Zone de disponibilité des participants.

   
   

   Remarque. Vous pouvez ajouter un nom à l'intérieur de la liste des participants en allant sur Cliquez ici pour ajouter un nom. Toutefois, portez une attention particulière à l'ajout direct d'un participant à l'intérieur de la liste. Il est possible qu'il ne soit pas enregistré dans votre Carnet d'adresses ; dans ce cas : Cliquez sur le bouton Carnet d'adresses représenté comme suit : . 1.Aller sur le bouton Options avancées puis sur la commande Nouveau. 2.A l'intérieur de la boîte de dialogue, cliquer sur Nouvelle entrée puis sur Nouveau contact. 3.Confirmer votre choix par le bouton de validation OK. 4.Entrer les coordonnées de votre nouveau contact.

   
   
4. Dans la zone de Disponibilités des participants, indiquer la/les date(s) et les horaires de la réunion à partir :
   
   des flèches de défilement proposées dans les zones Heure de début et Heure de fin.
   
   de la zone de Disponibilités des participants. Maintenir enfoncé le bouton de gauche de votre souris puis sélectionner la date et la plage horaire que vous souhaitez dans cette zone.
   
   Et du bouton de Sélection automatique.
   
   Le bouton Sélection automatique précédente permet de d'avancer la date et l'heure de la réunion directement sur la zone de disponibilités des participants.
   
   Le bouton permet de repousser le rendez-vous sur une plage horaire différente et/ou sur un jour suivant.
   
   Cette méthode vous permet de conserver la durée de réunion. En revanche, vous déplacez les horaires et modifier la date en cliquant plusieurs fois sur l'un des deux boutons.
   
   
5. Lorsque toutes ces opérations sont effectuées, cliquer sur le bouton Enregistrer et Fermer.
   
   
6. Aller dans le dossier Eléments envoyés. Une icône représentant un planning et une enveloppe est affichée devant le nom des destinataires. L'objet du message est indiqué sous les noms des différentes personnes.
   
   
   
   
   Figure n° 138: L'icône d'envoi de message indiquant une invitation à une réunion.
   
   
   
7. Vous pouvez modifier la planification par défaut d'Outlook à l'intérieur de la liste des participants sur les différentes icônes présentées ci-dessus.
   
   
8. Vous pouvez également assurer le suivi de ce rendez-vous en cliquant sur l'onglet Suivi.
   
   
   
   
   Figure n°139 : L'onglet Planification.

1. Cliquer sur le bouton Courrier en bas de la fenêtre Microsoft Outlook.
   
   
2. Dans votre Boîte de réception se trouvent les demandes de rendez-vous et de réunions..
   
   
3. Cliquer sur le message de demande pour répondre à l'invitation. Pour répondre à la demande de réunion, cliquer sur l'un des boutons proposés : Accepter, Provisoire, Refuser ou Proposition d'un nouvel horaire.
   
   
4. En cliquant sur Accepter, vous pouvez Modifier la réponse avant envoi, Envoyer une réponse maintenant ou Ne pas envoyer de réponse.
   
   
5. Cliquer sur Envoyer une réponse maintenant, puis OK votre réponse sera envoyée. Et La réunion s'affiche dans votre calendrier.
   
   
   
   Figure n°140 : La réponse à une demande de réunion.
   
   
   Accepter : La boîte de dialogue Microsoft Office vous informe que la réunion a été acceptée et sera placée à l'intérieur de votre calendrier. Si vous souhaitez inclure des commentaires à l'intérieur de la réponse, activer l'une des cases à cocher :
   
   Modifier la réponse avant envoi : permet de saisir un commentaire à l'intérieur du message. Cliquer sur OK puis sur Envoyer.
   
   Envoyer une réponse maintenant : cliquer sur OK afin d'envoyer la réponse immédiatement. La réponse ne comportera aucun commentaire.
   
   Ne pas envoyer de réponse : cliquer sur OK. Votre réponse ne sera pas envoyée.
   
   Provisoire : permet au destinataire d'être informé que cette réponse n'est que provisoire.
   
   Proposition d'un nouvel horaire : sélectionner une nouvelle plage horaire puis cliquer sur le bouton Proposer une heure.
   
   
   Figure n° 141: La proposition d'un nouvel horaire.
   
   
   
   Refuser : permet de refuser la réunion proposée par le destinataire.
   

1. Aller dans la boîte de réception pour consulter chaque message reçu.
   
   
2. Devant le nom du destinataire se trouve l'icône d'acceptation, d'acceptation provisoire, de proposition d'un nouvel horaire ou de refus.
   
   
   
   Figure n°142 : L'acceptation d'une participation à une réunion.
   
   
   
3. Microsoft Outlook vous avertit de l'arrivée du message.
   
   
4. Cliquer sur le message pour obtenir la réponse à l'invitation.
   
   
   Figure n° 144: L'ouverture de la réponse du destinataire.
   
   
   
5. Appuyer sur le bouton Répondre pour remercier la personne de l'envoi de ce message électronique.
   
   
6. L'objet du message affiche alors RE : " Objet du message ".
   
   
7. Saisir votre message.
   
   
8. Appuyer sur .
   
   
   
   Figure n°145: La réponse au destinataire.
   
   
   
9. Vous pouvez retrouver ce message à l'intérieur du groupe Eléments envoyés du Volet Courrier.