16.La gestion de la messagerie en votre absence.

1. Vérifier que vous travaillez en mode Connexion en bas de la fenêtre Outlook
   
   
   
   Figure n°102: Le travail en mode Connexion.
   
   
   
2. A partir de la fenêtre Outlook, aller dans le menu Outils, Gestionnaire d'absence du bureau.
   
   
3. Activer l'option Je suis actuellement a bsent du bureau.
   
   
4. Saisir le texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur.
   
   
   
   Figure n°103: La boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau.
   
   
   
5. Cliquer sur le bouton Ajouter une règle… afin d'envoyer à un ou plusieurs expéditeur(s) un message propre à la personne dans le cadre de votre absence.
   
   
   
   
   Figure n°104: La boîte de dialogue Modifier la règle.
   
   
   
6. Dans la boîte de dialogue Modifier la règle, à l'intérieur de la zone Lorsqu'un message répondant aux critères suivants arrive, cliquer sur De… pour sélectionner l'expéditeur du message.
   
   
7. Cliquer sur Envoyer à … puis sélectionner votre adresse électronique dans le carnet d'adresses.
   
   
8. Noter l'objet et le texte du message que vous souhaitez envoyer à l'expéditeur du message.
   
   
9. Dans la zone Accomplir ces actions, activer la case à cocher Alerte avec puis cliquer sur le bouton Action. Saisir le texte suivant : " Message en mon absence " par exemple.
   
   
10. Lorsque tous les paramètres sont entrés, cliquer sur OK à l'intérieur de la boîte de dialogue Modifier la règle.
    
    
11. A l'intérieur de la boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau, visualiser les règles qui seront appliquées aux messages lors de leur réception.
    
    
12. Assurez-vous que la case à cocher de l'état de la règle soit activée.
    
    
    
    Figure n°105: La boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau.
    
    
    
13. Dès que vous cliquez sur OK à l'intérieur de cette boîte de dialogue, toute personne qui vous écrit reçoit le message noté.

Remarque.

Lors du prochain démarrage Outlook, un message vous informe que la notification d'absence est activée et vous demandera si vous souhaitez la désactiver.

Figure n°106: L'envoi du message par le destinataire.

Vous recevez le message dans votre boîte de réception.


Votre expéditeur reçoit votre message d'absence dans sa boîte de réception représenté en Figure n° 107.




Figure n°107: La réponse automatique d'absence du bureau.

Dès votre retour, vous réceptionnez le message de votre expéditeur. Vous êtes informés de l'arrivée d'un nouveau message durant votre absence.

Figure n°108: Votre messagerie qui informe de la réception d'un message durant votre absence.

Lorsque vous revenez au bureau :

1. Cliquer sur le menu Outils - Gestionnaire d'absence du bureau.
   
   
2. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau, cliquer sur Je suis actuellement au bureau.
   
   
3. Confirmer ce choix par le bouton OK.