6.L'archivage des dossiers.

a.L'archivage à partir du menu Fichier.

Pour éviter les désagréments d'un nombre trop important de messages accumulés à l'intérieur de votre boîte aux lettres, sachez que vous pouvez les stocker grâce à la fonction d'archivage.

1. Aller dans le menu Fichier - Archiver.
   
   
2. La boîte de dialogue Archiver apparaît à l'écran.
   
   
3. Activer la case à cocher Archiver tous les dossiers en fonction de leurs paramètres d'archivage automatique si vous souhaitez stocker l'ensemble de vos éléments ou activer la commande Archiver le dossier et les sous-dossiers en sélectionnant dans la zone le dossier à archiver.
   
   
   
   Figure n° 31 : La boîte de dialogue Archiver.
   
   
   
4. Dans la zone Archiver les éléments antérieurs au, sélectionner la date que vous souhaitez à l'aide de la flèche en regard du bas.
   
   
5. Dans la zone Fichier archive, cliquer sur le bouton Parcourir pour choisir le type de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer le dossier.
   
   
   
   
   Figure n° 32 :La boîte de dialogue Ouvrir des dossiers personnels.
   
   
   

   Remarque. Microsoft Office Outlook choisit automatiquement l'enregistrement dans Outlook.

   
   
   
6. Dans la zone Nom de fichier, donner un nom à votre fichier.
   
   
7. Sélectionner ensuite le type de fichier.
   
   
   

   Remarque. Le type de fichiers PST correspond à une sauvegarde de dossiers personnels. Cela vous permet de sauvegarder rapidement les informations contenues dans Microsoft Outlook . Si vous êtes en possession d'une boîte aux lettres Microsoft Exchange Server , les dossiers correspondants sont régulièrement enregistrés par l'administrateur système.

   
   
   
8. Appuyer sur le bouton de validation OK pour confirmer l'archivage.
   
   
9. Dans la boîte de dialogue Archiver, cliquer sur OK.
   
   
10. Pour contrôler l'archivage de ce dossier, aller dans le menu Fichier - Ouvrir - Fichier de données Outlook.
    
    
11. Pour sortir de la boîte de dialogue Ouvrir le fichier de données Outlook, appuyer sur le bouton Annuler.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, enclencher le système d'archivage automatique afin que le logiciel Outlook archive vos documents au fur et à mesure. Par défaut, Outlook lance la démarche d'archivage tous les 14 jours.

1. Aller dans le menu Outils - Options.
   
   
2. Dans la boîte de dialogue Options, cliquer sur l'onglet Autre afin d'obtenir l'archivage automatique.
   
   
   
   Figure n° 33 : La boîte de dialogue Options.
   
   
   
3. Appuyer sur le bouton d'Archivage automatique.
   
   
4. Indiquer le nombre de jours qui doivent s'écouler avant le prochain archivage automatique.
   
   
5. Activer ou désactiver les options souhaitées.
   
   
6. N'oubliez pas de préciser si l'archivage doit s'accompagner d'une suppression des anciens éléments.
   
   
7. Dans la zone Paramètres par défaut des dossiers pour l'archivage, augmenter ou diminuer le nombre de jours, le nombre de semaines ou le nombre de mois.
   
   
8. Indiquer éventuellement le nom du fichier d'archive.
   
   
9. Lorsque tous vos paramètres sont sélectionnés, appuyer sur le bouton de validation OK.
   
   
10. Dans la boîte de dialogue Options, cliquer sur OK pour confirmer votre choix d'archivage.
    

c.La définition des différents paramètres d'archivage automatique pour chaque dossier.

Vous pouvez appliquer un type d'archivage différent selon chaque dossier que vous possédez.

1. Cliquer sur le bouton droit de la souris dans le Volet Liste des dossiers.
   
   
2. Aller sur Propriétés, sélectionner l'onglet Archivage automatique.
   
   
3. A l'intérieur de la boîte de dialogue Propriétés de " Nom du dossier ", indiquer si le dossier est à archiver ou non.
   
   
4. Choisir la date à partir de laquelle les dossiers peuvent être archivés automatiquement.
   
   
5. Préciser vers quel dossier les anciens éléments seront placés.
   
   
6. Déterminer si ces anciens éléments seront supprimés définitivement.
   
   
7. Valider votre choix par OK.
   
   
   
   
   Figure n° 34 : La boîte de dialogue Archivage automatique.