3.La présentation de la fenêtre Outlook.

Comme tous les autres logiciels de la gamme Office, la fenêtre Outlook présente une diversité de barres d'outils.

Découvrons les différents éléments contenus à l'intérieur de la fenêtre Outlook :

1. La barre des titres montre l'icône du menu Système de l'application Outlook. Cette icône est suivie du nom du dossier sélectionné (Boîte de réception, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Liste de dossiers, Raccourcis).
   
   
   
   Figure n°2: La présentation de la fenêtre Microsoft Office Outlook
   
   

   1 > La barre des titres 2 > La barre des menus 3 > De gauche à droite : Les icônes de Réduction, d'Agrandissement et de fermeture. 4 > Le Volet de lecture

   5 > La barre d'état 6 > Le Volet de navigation 7 > La barre d'outils Avancée 8 > La barre d'outils Standard

   
   
   
   
2. La barre des menus vous permet d'accéder aux commandes de l'application Outlook.
   
   
   
   
   Figure n°3 : La barre des menus Outlook.
   
   
   Le menu Fichier permet, à partir de la commande Nouveau, d'accéder aux opérations énoncées ci-dessous :
   
   
   
   
   Figure n° 4 : Le menu Fichier.
   
   
   - Ecrire un nouveau message (touches de raccourci CTRL + N),
   
   - D'écrire un nouveau message (touches de raccourci CTRL + N),
   
   - Publier le message dans le dossier (touches de raccourci CTRL + MAJ + S),
   
   - Créer un nouveau dossier (CTRL + MAJ + E),
   
   - Rechercher un fichier contenu à l'intérieur d'un dossier (CTRL + MAJ + Z),
   
   - Obtenir un raccourci vers le volet de navigation,
   
   - Visionner le contenu des Rendez-vous (CTRL + MAJ + A),
   
   - Regarder les demandes de réunion (CTRL + F11),
   
   - Accéder à vos adresses électroniques (CTRL + MAJ + C),
   
   - Gérer la liste de distribution (CTRL + MAJ + L),
   
   - Organiser les tâches (CTRL + MAJ + K),
   
   - Demander les tâches à effectuer (CTRL + MAJ + U),
   
   - D'entrer dans le journal (CTRL + MAJ + J),
   
   - D'insérer des notes (CTRL + MAJ + W),
   
   - De créer une télécopie Internet (CTRL + MAJ + X).
   
   
   
   Vous pouvez également choisir un formulaire et un fichier de données Outlook.
   
   La commande Ouvrir entraîne l'accès au dossier d'un autre utilisateur et l'entrée à l'intérieur d'un fichier de données Outlook.
   
   Vous pouvez également fermer les éléments ouverts à l'aide de la commande Fermer.
   
   De la commande Dossier, vous pouvez créer de nouveaux dossiers et effectuer diverses opérations sur ces dossiers tels déplacer, copier, renommer, supprimer " Outlook Aujourd'hui " (permet d'obtenir un aperçu de la journée entre le calendrier, la liste des tâches ou l'état des messages), personnaliser le dossier de recherche, partager les dossiers, accéder aux propriétés d'Outlook, copier le modèle du dossier.
   
   Le groupe suivant de ce menu comprend les commandes de gestion de fichiers de données, mais aussi d'importation et d'exportation des données Outlook sur un autre programme ou un autre fichier. Vous avez la possibilité d'archiver les dossiers et sous dossiers contenu à l'intérieur de cette application.Les dernières commandes de ce menu permettent l'impression de votre travail en mode hors connexion et la fermeture de l'application.
   
   Par le menu Edition, vous pouvez procéder aux actions d'annulation d'opération (s) effectuée(s), couper, copier et coller des éléments et utiliser le Presse papier Office . Vous pouvez marquer les messages lus et non lus à l'aide des commandes destinées à cet effet.
   
   
   

   Remarque. A côté de certaines commandes se trouvent les touches de raccourci clavier. Elles diminuent le nombre d'opérations à effectuer avec la souris. Il est conseillé d'en connaître quelques unes pour aller plus vite.

   
   
   
   
   Figure n° 5 : Le menu Edition.
   
   
   Le menu Affichage donne la possibilité de réorganiser les messages électroniques par Date, Conversation, Taille, Objet, Type, Pièce jointe, … La commande Volet de navigation (touche de raccourci ALT + F1) affiche la liste des dossiers. Corrélativement à cela, vous pouvez afficher divers modes de lecture, avoir un aperçu partiel de lecture, développer et/ou réduire les groupes ; de ce menu découlent des commandes permettant l'affichage de la fenêtre de rappel, l'actualisation de la boîte de réception de messages, l'affichage des barres d'outils et de la barre d'état .
   
   
   
   
   Figure n° 6 : Le menu Affichage.
   
   
   Le menu Atteindre affiche toutes les commandes ayant trait :
   
   
   - à vos courriers (CTRL + 1),
   
   - à votre calendrier (CTRL + 2),
   
   - aux contacts (CTRL + 3),
   
   - aux tâches (CTRL + 4),
   
   - à vos notes (CTRL + 5),
   
   - à la liste des dossiers (CTRL + 6),
   
   - aux raccourcis (CTRL + 7),
   
   - au journal (CTRL + 8),
   
   - à vos dossiers (CTRL + Y).
   
   
   
   Figure n° 7 : Le menu Atteindre.
   
   
   Le menu Outils permet d'accéder à une diversité de commandes concernant :
   
   L'envoi et la réception,
   
   
   

   Remarque. La flèche située à droite de la commande Envoi/Réception peut activer le téléchargement du carnet d'adresses, le traitement des en-têtes marquées. Vous pouvez aussi modifier les paramètres d'envoi et de réception et vous connecter à distance.

   
   
   Ce menu permet également :
   
   - D'effectuer une recherche avancée : faire une recherche de même type ou une recherche concernant l'expéditeur,
   
   - D'obtenir le carnet d'adresses (touche de raccourci CTRL + MAJ + B),
   
   - D'organiser le carnet,
   
   - D'avoir les règles et alertes,
   
   - De gérer les absences du bureau,
   
   - De nettoyer la boîte aux lettres,
   
   - De vider le dossier Eléments supprimés,
   
   - De récupérer les éléments supprimés,
   
   - De choisir ou créer un formulaire,
   
   - D'automatiser des opérations par la commande Macro ,
   
   - D'accéder aux comptes de messagerie,
   
   - De personnaliser,
   
   - De modifier les options de la boîte Outlook.
   
   
   
   Figure n° 8 : Le menu Outils.
   
   
   Le menu Actions effectue les opérations :
   
   - de création d'un nouveau message électronique,
   
   - de conception d'un nouveau message en utilisant davantage de papier à lettre,
   
   - d'utilisation des différentes applications Microsoft Office,
   
   - du texte brut,
   
   - du texte au format RTF,
   
   - du HTML,
   
   - d'assurer un suivi du courrier selon différents indicateurs proposés,
   
   - de traiter les courriers indésirables,
   
   - de répondre à votre destinataire (touches de raccourci CTRL + R),
   
   - de répondre à tous (touches de raccourci CTRL + MAJ + R),
   
   - de transférer le message à d'autres destinataires (touches de raccourci CTRL + F).
   
   
   
   
   Figure n° 9 : Le menu Actions.
   
   
   Le menu Aide répond à vos questions sur cette application et vous aide dans vos démarches afin d'utiliser judicieusement la messagerie électronique.
   
   
3. Les icônes d'Agrandissement, de Réduction et de Fermeture permettent d'afficher la fenêtre en plein écran, de réduire la fenêtre au minimum et de quitter l'application.
   
   
4. Le Volet de lecture permet de voir quels sont les messages reçus, envoyés, et permet de lire un message sans l'ouvrir. Pour afficher ce volet, cliquer sur le menu Affichage puis pointer sur la commande Volet de lecture. Cliquer sur l'option A droite ou En bas selon vos souhaits d'affichage de ce volet.
   
   
5. La barre d'état comporte les informations sur l'affichage en cours.
   
   
6. Le Volet de navigation affiche les boutons permettant d'accéder aux dossiers de l'application Outlook. La partie supérieure se divise en deux volets dont le contenu diffère selon le dossier actif. Il permet d'afficher :
   
   Outlook Aujourd'hui,
   
   - la Boîte de réception,
   
   - la Boîte d'envoi," les Brouillons,
   
   - les Courriers indésirables,
   
   - les Eléments envoyés,
   
   - les Eléments supprimés,
   
   - le Calendrier, les Contacts,
   
   - les Tâches,
   
   - les Notes et le Journal.
   
   Vous pouvez visualiser ce volet en cliquant sur la commande Affichage - Volet de navigation ou en appuyant sur les touches de raccourci ALT + F1.
   
   
   

   Remarque. Si vous souhaitez naviguer entre les différents volets, cliquez sur le menu Atteindre.

   
   
   
7. La barre d'outils Avancée permet d'afficher les icônes concernant Outlook Aujourd'hui (donne un aperçu de la journée). Vous trouvez également les boutons Précédent et Suivant, qui permettent d'afficher le contenu du dossier visualisé avant ou après, le dossier parent, le Volet de lecture, l'annulation d'une opération et l'affichage des règles et alertes.
   
   
   
   Figure n° 10 : La barre d'outils avancée.
   
   
   

   1> Outlook Aujourd'hui 2 > Précédent 3 > Suivant 4 > Dossier Parent

   5 > Volet de lecture 6 > Annuler 7 > Règles et alertes

   
   
   Quant à la barre d'outils Web , elle permet d'accéder au Web, d'effectuer des recherches sur le Web , d'aller sur la page de démarrage du site, d'actualiser la page, d'arrêter la recherche, de passer à la page suivante ou d'aller à la page précédente.
   
   
   
   
   Figure n°11: La barre d'outils Web.
   
   
   
8. La barre d'outils Standard contient des icônes permettant d'exécuter instantanément certaines commandes usuelles du programme et change d'apparence lorsque vous changez de dossier (Boîte de réception, Calendrier, Contacts,…). Cette barre d'outils peut être masquée et affichée par la commande Affichage - Barres d'outils Standard. Elle permet de créer un nouveau message, d'imprimer, d'envoyer/recevoir des messages, de rechercher des messages, d'accéder au carnet d'adresses, de rechercher un contact et d'obtenir l'aide sur Microsoft Office Outlook .
   
   
   
   
   Figure n° 12 : La barre d'outils Standard.